Privacyverklaring voor cliënten

Datum laatste wijziging: 24-05-2018

Opleidingen, cursussen en individuele coaching
Voor onze opleidingen, cursussen en individuele coaching gebruiken we uw gegevens slechts voor persoonlijk contact gedurende de begeleiding. Na afronding van onze begeleiding blijven uw gegevens in ons systeem opgeslagen, maar maken wij er geen gebruik meer van. Bij het voortzetten van begeleiding (voor uzelf of een ander lid van uw gezin) hoeft u ons slechts te mailen om uw status weer op "actief" te zetten. Ongeacht bij welke vestiging u wilt gaan deelnemen. Als u officieel uitgeschreven wilt worden na de begeleiding dan behoort dit ook tot de mogelijkheden. Stuur hiervoor een mail naar: info@hbcentrum.nl

Groepen

Voor de groepen hanteren wij een geavanceerd online verslagleggingssysteem. Twee keer per schooljaar worden aan de hand van schaalvragen evaluaties geschreven over de opgestelde doelen. Ook tijdens iedere bijeenkomst wordt er een verslag geschreven over de voortgang van de deelnemer. De verslagen worden pas in het systeem opgeslagen wanneer de deelnemer akkoord gaat met de tekst. Voor iedere deelnemer wordt standaard de dagplanning in het verslag weergegeven. De ouders en de deelnemer kunnen zelf bepalen of deze verslaglegging met externe partijen wordt gedeeld. Dit kunt u zelf via uw persoonlijke inlog beheren.

De verslaglegging en het persoonlijke contact is alleen actief zolang een deelnemer bij ons in een groep komt. Na het afronden van de begeleiding blijft de verslaglegging in ons systeem opgeslagen zodat de deelnemer op ieder moment de begeleiding weer kan oppakken. Onze hoofdvestiging kan iedere cliënt bij iedere vestiging op "actief" zetten. Indien u wenst dat de complete verslaglegging uit ons systeem wordt verwijderd na het afronden van een groep dan kunt u ons mailen. Dan zorgen wij dat alles wordt verwijderd. De eventuele gevolgen zijn dan voor uzelf.

Wij hechten groot belang aan de privacy van onze cliënten, alsmede aan de gebruikers van onze online verslagleggingssysteem. Om uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen, hanteren wij een aantal kernwaarden.

Wij letten er nauw op dat onze verzameling van persoonsgegevens beperkt blijft tot alleen datgene wat echt nodig is voor de door u afgenomen dienst(en).
Onze werknemers en door ons ingeschakelde derden kennen geheimhoudingsplicht en respecteren de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens en van cliëntgegevens.
Wij geven persoonsgegevens niet uit handen voor marketingdoeleinden en sturen alleen na uw uitdrukkelijke toestemming incidenteel een nieuwsbrief.
Wij delen uw gegevens uitsluitend met partijen na uw uitdrukkelijke toestemming.
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens en cliëntgegevens te beschermen.
Wij respecteren uw recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
Als klant van één of meerdere van onze diensten stemt u in met deze privacyverklaring.

Hieronder vervolgt de privacyverklaring zich in meer formele taal, waarin wij elk belangrijk punt benoemen om uw recht op privacy te respecteren en beschermen. Wij hopen u bij deze voldoende uitleg te hebben gegeven over uw privacy bij het deelnemen aan de diensten bij het Centrum voor Hoogbegaafdheid en/of één van haar zelfstandige vestigingen. (Hierna te noemen: HBcentra)

Gebruik van cliëntgegevens
De opslag van cliëntgegevens omvatten persoons- en identificatiegegevens en psychologische gegevens (zoals doelen, behandelplan, voortgangs- of observatieverslagen, tussenrapportage en evaluatie van de coaching of begeleiding).

Deze gegevens worden gebruikt voor de volgende doelen:

het goed laten verlopen en afronden van het zorgtraject van de cliënt
het informeren van (ouders van) cliënten
het declareren en factureren van onze diensten (aan ouders, gemeenten of scholen)
het uitvoeren van overige, door u gevraagde, diensten

Verstrekking aan derden

De HBcentra zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de hulpverlening heeft verkregen via ouders, cliënten, scholen of andere bronnen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie. Gegevens worden uitdrukkelijk niet aan derden verstrekt, anders dan derden die direct betrokken zijn bij de uitvoering van de afspraken tussen u en ons, of tenzij enige wettelijke bepaling ons hiertoe verplicht. Dit gebeurt altijd in overleg met (de ouders van) de cliënt. HBcentra delen zo weinig mogelijk informatie onderling, tenzij dit in het belang is van een succesvolle dienstverlening.

Beveiliging
Wij nemen erkende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot cliëntgegevens te beperken. Digitaal berichtenverkeer met betrekking tot cliënten die via de gemeente een beschikking hebben gekregen, vindt plaats via de door de betreffende gemeente gebruikte methode. Cliëntgegevens worden 'inhouse' en versleuteld opgeslagen in een beveiligd systeem.

Bewaartermijn
Wij hanteren de wettelijke bewaartermijnen: twee, vijf of zeven jaar, afhankelijk van het document of de gegevens.

Gebruik van persoonsgegevens
Door het gebruik van de beschikbare formulieren in het online verslagleggingssysteem laat u bepaalde persoonsgegevens bij ons achter. Wij gebruiken uitsluitend de gegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven.

Deze gegevens worden gebruikt voor de volgende doelen:

het op verzoek contact met u opnemen per telefoon of e-mail;
het inplannen van een afspraak of gesprek;
het registreren van uw deelname aan een groep, training of cursus;
het registreren van deelname van uw kind aan een groep of training;
de financiële afhandeling van uw afgenomen dienst;
het versturen van een incidentele nieuwsbrief;
het uitvoeren van overige, door u gevraagde, diensten.

Beveiliging
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken.

Bewaartermijn
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Aanpassing en/of verwijdering van cliëntgegevens
De klant heeft te allen tijde de mogelijkheid om de verstrekte gegevens te wijzigen en/of te verwijderen. De HBcentra kunnen de klant in een dergelijk geval vragen om de wijziging op een door de HBcentra voorgeschreven wijze door te geven en in sommige gevallen kan legitimatie worden verlangd. Dit kan gevolgen hebben voor de voortzetting van de dienstverlening.

Marketing

Wij sturen geen marketing berichten en beperken ons tot belangrijke mededelingen en herinneringen op de activiteitenagenda van de HBcentra.

Contact
Indien u nog vragen heeft over de privacyverklaring van de HBcentra, dan kunt u contact met ons opnemen. Deze privacyverklaring is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid opgesteld, mocht u toch nog aanleiding zien voor een aanvulling, dan zien wij die graag tegemoet.